招展活動是展覽組織工作中的核心內(nèi)容，展覽組織機構(gòu)科學地規(guī)劃招展活動的進度控制，有效開展展覽營銷，在招展過程中嚴格按招展計劃實施進度控制，運用展覽招展進度管理中的監(jiān)控方法，對招展活動過程中可能發(fā)生的緊急和不測事件進行防備性的準備和安排，并建立相應的應急機制，這將為勝利完成招展活動奠定堅實的基礎。我國展覽組織機構(gòu)在招展管理方面還有更多的提升空間，通過良好的招展管理，達到提升招展品質(zhì)的目標。

加強招展管理工作一般是從招展的時間與進度管理及危機處理三個方面著手，盡量建立科學合理的體制與機制來保障招展工作的順利進行。

一、展覽招展工作的時間性

招展是展覽籌備的一項極其重要的工作，確保在展覽開幕前完成展覽的各項招展任務，是保證展覽按期舉行的重要前提條件。因此，加強對招展進行時間管理，是確保展覽招展效率的有效手段。招展時間管理的內(nèi)容就是要求展覽招展的起動時間安排要合理，招展時間安排要充足，招展進度要密切監(jiān)控，重點招展時機要有效把握。

圓滿地完成招展任務，招展工作就必須符合滿足時間性要求。招展工作的時間性要求：

1.規(guī)劃符合參展產(chǎn)品、產(chǎn)銷期特點的展期

不同行業(yè)的產(chǎn)品都有其最佳銷售時間的特點，買方市場也有所謂的銷售“旺季”與“淡季”之分。因此，要做好提高參展商的熱情與買家邀請服務，就必須充分考慮相對集中和固定產(chǎn)銷時間來規(guī)劃展期。展覽的展期時間原則上要與展覽題材所在行業(yè)產(chǎn)品與產(chǎn)銷時間的特點相適應，從而達到調(diào)動企業(yè)參展的積極性，為招展工作的順利進行創(chuàng)造良好條件。

2.安排合理的招展啟動時間

參展商對年度營銷、產(chǎn)品推廣和企業(yè)形象廣告都有具體的安排時間規(guī)劃，充分研究行業(yè)營銷工作的特點，科學地將招展啟動時間安排與參展商的營銷時間規(guī)劃相吻合，就有可能使展覽進入目標參展商的視野，參展企業(yè)在制定營銷計劃時統(tǒng)籌規(guī)劃參展計劃，方便目標參展商在不增加年度營銷預算的情況下做出參展的決策。

3.預留充裕的招展時間

成功的招展時間策劃，要充分考慮目標參展商對參展時間的要求，為展覽招展預留充足的時間。因為目標參展商從獲得展覽舉辦的消息到逐步認識展覽所有信息并最終確定參展需要時間過程。舉辦多屆的展覽，如一年春秋兩屆的廣交會，招展時間相對會較短。既便是品牌展覽，展覽的招展工作也不能拖延，否則，招展的有限時間資源將會耗盡，招展任務難以如期完成。為贏得盡可能多的招展時間，多數(shù)的展覽組織機構(gòu)利用展覽展期就開始了下屆展覽的招展工作，如在展覽現(xiàn)場設立“招展辦”，進行現(xiàn)場招展并在相關(guān)的網(wǎng)站上發(fā)布下屆展覽的招展信息。

4.把握重點招展時間

新的展覽項目，因目標參展商對展覽的認知有限，展覽需通過大量的宣傳推廣活動才會提升目標參展商對其的認知，展覽招展的效果才會有所起色。因此，新展覽的“招展黃金時間”通常會在展覽招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重點招展時間會在7-9月份這一時間段，這個時間段對展覽招展而言最為關(guān)鍵，簽約最多，客戶響應程度最高。如未能利用好這一有效的時間段招展，對展覽如期舉行將構(gòu)成很大威脅。對成功舉辦多屆的展覽而言，有兩段重點招展時間：1.展覽招展的中后期；2.展覽現(xiàn)場招展期。展覽現(xiàn)場招展由于目標參展商密集程度高，招展成本低，效率與效果都非常好，品牌展覽利用展覽現(xiàn)場往往能成功為下屆展覽完成50%以上的招展任務。

5.密切監(jiān)控展覽的招展進度

展覽招展工作啟動，負責展覽營銷的相關(guān)人員就需密切監(jiān)控展覽的招展進度，及時了解在招展過程中出現(xiàn)的各種信息與目標參展商反饋的需求情況，針對展覽市場環(huán)境與變化迅速應對，及時動態(tài)地調(diào)整招展策略，調(diào)控不同時間段的重點招展任務與戰(zhàn)術(shù)，從而在整體上有效把握招展進度。

二、制定招展計劃書

招展的基礎工作就是要創(chuàng)建科學的當前及潛在客戶的數(shù)據(jù)庫，導入專業(yè)的客戶管理軟件實施招展進度的有效管理，打好與目標參展商間的良性互動基礎。招展的成功與否，在一定程度上還取決于如何制定科學的招展計劃，即一份目標明確且可量化的營銷方案，對招展工作的時間安排與進度進行量化，以便在展覽營銷實施過程中可以分階段性地進行評估，招展如何取得成效，招展進度如何進行調(diào)控，都應在招展計劃中具體提出相應策略與戰(zhàn)術(shù)。

在執(zhí)行招展的過程中，負責招展工作的管理者往往會對招展營銷策略產(chǎn)生不同的理解。在展覽組織工作實踐中，展覽營銷經(jīng)理與營銷人員會從不同角度將招展計劃作為營銷工作的指南，機械地實施招展步驟，從而忽略了動態(tài)調(diào)整。而有經(jīng)驗的營銷團隊則將招展計劃作為基礎教材，在招展計劃中有機地發(fā)揮展覽營銷過程中的靈活性，有效把握招展計劃的游戲規(guī)則，動態(tài)地與營銷戰(zhàn)術(shù)和展覽的整體戰(zhàn)略相結(jié)合，從而獲得最佳的營銷業(yè)績。因此，在制定招展計劃時，展覽營銷團隊應充分明確與招展相關(guān)的核心內(nèi)容與工作目標：

1.如何同目標參展商建立更穩(wěn)固的互動關(guān)系？

2.招展計劃如何更清楚地體現(xiàn)展覽的目的？實現(xiàn)招展目標的同時，還需實現(xiàn)

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