傳真具有快速、安全、直觀的特點(diǎn)，也被廣泛應(yīng)用在展覽營(yíng)銷中。它和招展函的其他發(fā)送方法具有同樣的宣傳效果，而且傳遞時(shí)間更短、速度更快。

要利用傳真營(yíng)銷取得良好的業(yè)績(jī)關(guān)鍵在于是否能夠確定目標(biāo)客戶的傳真號(hào)碼，而且在傳真前需與目標(biāo)客戶有過(guò)初步或一定程度的溝通。確定目標(biāo)客戶的傳真號(hào)碼后，就可以向他們發(fā)送具有針對(duì)性及參考價(jià)值的與展覽信息相關(guān)的材料，成功概率一般很高，投入產(chǎn)出比也很高。在發(fā)送傳真時(shí)一般要注意以下步驟：

一、傳真的基本內(nèi)容

1.使用專用的紙張，紙張上要標(biāo)有展覽組織機(jī)構(gòu)的名稱、營(yíng)銷人員姓名、地址與電話號(hào)碼。傳真所使用的專用紙張應(yīng)顯示出展覽組織機(jī)構(gòu)的檔次與職業(yè)風(fēng)范。

2.需確認(rèn)目標(biāo)客戶的姓名、職務(wù)以及參展企業(yè)名稱的正確拼寫。

3.也可使用固定格式傳真，在使用稱謂時(shí)需特別注意要有的放矢，因?yàn)樵谟行┠繕?biāo)參展企業(yè)或公司對(duì)此非常敏感（如目標(biāo)參展商對(duì)參展具有定向的選擇）。

4.起草正文。正文應(yīng)針對(duì)某個(gè)特定的目標(biāo)客戶，應(yīng)向目標(biāo)客戶介紹展覽組織機(jī)構(gòu)、展覽項(xiàng)目與營(yíng)銷人員的基本情況，以及展覽的內(nèi)容和所提供的各種服務(wù)項(xiàng)目情況。

5.正文要使用正式的書面語(yǔ)言，文字要簡(jiǎn)潔、語(yǔ)義明確，同時(shí)需營(yíng)造雙方間的融洽氛圍，使目標(biāo)客戶感到熱情洋溢和令人振奮。

6.確保在正文上有展覽組織機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)或經(jīng)辦營(yíng)銷人員姓名的簽字并簽署日期。

二、傳真正文的寫作要求

1.有效的傳真正文應(yīng)當(dāng)易于閱讀，且要簡(jiǎn)潔，有四至五個(gè)簡(jiǎn)短的段落就足夠了。

2.盡量將傳真正文的長(zhǎng)度控制在一頁(yè)之內(nèi)。如果不得已要用兩頁(yè)，確保發(fā)送人的姓名出現(xiàn)在第二頁(yè)上。

3.正文第一段應(yīng)該能夠引起目標(biāo)客戶對(duì)展覽組織機(jī)構(gòu)與展覽項(xiàng)目的興趣，并激發(fā)目標(biāo)客戶的熱情。

4.正文第二段需介紹展覽項(xiàng)目的一些組織情況與展覽價(jià)值，滿足目標(biāo)客戶對(duì)展覽項(xiàng)目了解的基本需求，如展覽的歷史、品牌、主辦機(jī)構(gòu)、規(guī)模與發(fā)展?fàn)顩r等。

5.正文第三段應(yīng)表明展覽項(xiàng)目所取得的突出成就、榮譽(yù)、參展商與貿(mào)易觀眾的組成情況，直接有力地支持第二段內(nèi)容。如果可能的話，盡量以數(shù)字量化這些成就。

6.正文第四段需介紹展覽營(yíng)銷的內(nèi)容，告訴目標(biāo)客戶如何申請(qǐng)參展，可查詢的相關(guān)展覽項(xiàng)目網(wǎng)站、展覽營(yíng)銷部門的聯(lián)絡(luò)人與聯(lián)絡(luò)方式等。

7.正文第五段應(yīng)非常簡(jiǎn)短，結(jié)束傳真并表示感謝。

8.使用敬語(yǔ)結(jié)束正文并標(biāo)明所附招展函或其他附件的名稱。

9.確保簽署發(fā)送人姓名和發(fā)送日期。

三、傳真正文寫作時(shí)需避免的錯(cuò)誤

1.確保正文有職業(yè)風(fēng)范。

2.確保正文中不出現(xiàn)錯(cuò)字、別字，拼寫、打印和語(yǔ)法錯(cuò)誤。

3.確保正文簡(jiǎn)短達(dá)意，不要雜亂無(wú)章，言之無(wú)物。

4.在正文中應(yīng)回避出現(xiàn)負(fù)面和相互矛盾的話題，相關(guān)信息要認(rèn)真核實(shí)。

5.不要說(shuō)謊或者夸大其辭，對(duì)展覽項(xiàng)目與服務(wù)等的描述要做到客觀真實(shí)。

6.切忌濫用代詞“我”，應(yīng)以展覽組織機(jī)構(gòu)或展覽項(xiàng)目組的身份來(lái)與目標(biāo)客戶進(jìn)行溝通。目標(biāo)客戶愿意接受來(lái)自具有權(quán)威性的信息或感受被重視的感覺。

寫好傳真正文，將有關(guān)招展資料，如招展函、展覽展位平面圖或其他目標(biāo)客戶提出的資料一起發(fā)送，但需在傳真的首頁(yè)上標(biāo)明總頁(yè)數(shù)與當(dāng)前頁(yè)號(hào)，以便使目標(biāo)客戶確認(rèn)是否完整地獲得這份傳真的所有資料。

四、群發(fā)傳真

隨著電子技術(shù)的成熟與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，群發(fā)傳真是在傳真基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的另一種用于展覽營(yíng)銷推廣的創(chuàng)新技術(shù)，具有先進(jìn)、智能、快速、簡(jiǎn)潔的特點(diǎn)。已逐步發(fā)展成展覽組織機(jī)構(gòu)與目標(biāo)參展商或往屆參展商信息交流的有效手段。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)表明，群發(fā)傳真對(duì)于在展覽臨界截止期限時(shí)的報(bào)名促銷尤其有效。在成本方面，群發(fā)傳真也較直郵低廉許多。

群發(fā)傳真是由電腦執(zhí)行的一項(xiàng)傳真功能，通過(guò)在電腦操作系統(tǒng)上安裝傳真收發(fā)軟件，實(shí)現(xiàn)用電腦向其他傳真機(jī)發(fā)傳真、自動(dòng)接收傳真、群發(fā)傳真、轉(zhuǎn)發(fā)新接收到的傳真到電子郵件、定時(shí)發(fā)送傳真、IP電話發(fā)送傳真等多種功能。能夠?yàn)檎褂[組織機(jī)構(gòu)節(jié)省辦公費(fèi)用，同時(shí)能夠有效地為展覽營(yíng)銷活動(dòng)發(fā)送傳真廣告。目前群發(fā)傳真軟件有三種形式可以獲得：

1.電腦操作系統(tǒng)已捆綁了此類軟件（如Windows XP系統(tǒng)本身附帶此項(xiàng)功能）；

2.軟件開發(fā)商在網(wǎng)上所提供不同下載方式的群發(fā)傳真軟件；

3.會(huì)展管理系統(tǒng)中所自帶的群發(fā)傳真軟件（如：西安遠(yuǎn)華開發(fā)的3W Show會(huì)展管理軟件就帶有此項(xiàng)功能）。

群發(fā)傳真軟件具有系統(tǒng)設(shè)定、數(shù)據(jù)管理、文檔管理等多項(xiàng)功能，能及時(shí)導(dǎo)入電腦系統(tǒng)中的各項(xiàng)文檔，并精確地將營(yíng)銷人員擬好的材料按軟件設(shè)定的方式自動(dòng)發(fā)送到目標(biāo)客戶手中，具有全天候、不需值守、無(wú)紙辦公、精確記錄、資源共享等優(yōu)點(diǎn)：

群發(fā)傳真的應(yīng)用文檔格式與普通傳真基本相同，需有正文與附件，營(yíng)銷人員只需將普通傳真電子化就行。但與電子郵件類似，有些國(guó)家與地區(qū)對(duì)此種推廣方式具有法律的限制（如美國(guó)、歐盟等），因此，對(duì)這些國(guó)家與地區(qū)進(jìn)行群發(fā)傳真時(shí)須遵守如下規(guī)則：

？必須在傳真中注明展覽組織者身份或以正式    

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